Viestintäsuunnitelma

Ylämyllyn Yllätys viestintäsuunnitelma

Keitä olemme…

Ylämyllyn Yllätys on liperiläinen jalkapalloseura, joka tarjoaa laadukkaan harrastuksen ja kilpaurheilupohjan pojille, tytöille sekä aikuisille.

Ylämyllyn Yllätys ry:n toiminnan tarkoituksena on edistää jalkapallon (ja futsalin) toimintaedellytyksiä Liperin kunnan alueella ja tarjota sellaista toimintaa, että mahdollisimman monella henkilöllä olisi mahdollisuus harrastaa ko. lajeja omien tavoitteidensa ja tarpeidensa mukaisesti ympärivuotisena harrastuksena tai kilpailutoimintana. Junioritoiminnassa Yllätys on ns. kasvattajaseura, joka pyrkii luomaan

kaikille tasapuolisesti edellytykset kehittyä valitsemassaan lajissa taitojensa edellyttämälle

tasolle.

Arvojamme ovat:

Iloisuus, joka toteutuu muun muassa joukkueiden ja ryhmien ilmapiirissä, riittävän

leikin omaisessa totettaumisessa, myönteisen palautteen merkityksen

ymmärtämisessä sekä pelaajien ja joukkueiden onnistumisten kokemuksissa.

Luotettavuus, joka toteutuu siten, että pidämme kiinni sovituista asioista.

Luotettavuutta jalkapalloperheessä kuvastavat myös reilu pelaaminen, rehellisyys,

avoimuus ja ”kaveria ei jätetä” –asenne.

Menestys, jota kuvaa joukkueen ja yksilön pyrkiminen omaan parhaaseen ja vielä

parempaan suoritukseen, tärkeätä on itsensä voittaminen niin joukkueena,

pelaajana kuin yksilönäkin, isompana myös kilpailullisen onnistumisen merkitys

kasvaa.

Yhteisöllisyys merkitsee yhdessä tekemistä ja kehittymistä, yhteistyötä arjessa ja

vastuun jakamista yhteisessä harrastuksessa. Parhaimmillaan näkyy ”Yksi kaikkien

ja kaikki yhden puolesta” –asenteena.

Tiedottamisen tiivistelmä

Ylämyllyn Yllätys haluaa viestiä toiminnastaan mahdollisimman monipuolisesti ja ennakoivasti kaikille toiminnasta kiinnostuneille käyttäen erilaisia viestintäkanavia. Viestinnässä ja sen kanavien valinnassa on huomioitava eri-ikäiset, harraste- ja kilpatoiminta, pojat ja tytöt sekä aikuiset.

Tiedotuksen ja viestinnän kanavan valinnassa sekä viestintätavassa on aina hyvä miettiä, kenelle tieto on tarkoitettu. Esimerkiksi ulkoisen viestinnän kanavassa kuten seuran Facebookissa tulee aina jokaisessa päivityksessä kertoa, minkä joukkueen pelimenestyksestä on kyse (tytöt vai pojat, minkä ikäiset jne.). Somessa viestintä voi olla rennompaa, kun taas tiedotteet laaditaan virallisiksi.

Seuran sisäistä tiedottamista tehdään pääasiassa myClubin välityksellä (nettisivuston toimijakanavan kautta viestien lähettäminen jää vuoden 2020 jälkeen pois). Joukkueiden sisäisen viestinnän välineitä ovat myClub, seuran nettisivustolla oleva joukkueen sivu, joukkueiden WhatsApp-ryhmät sekä sähköposti.

Ulkoisen tiedottamisen välineitä ovat kotisivut, sosiaalinen media (Facebook, vähemmän Instagram), lehdet sekä radio. Lisäksi tapahtumia markkinoidaan ilmoitustauluille/muuten jaettavien mainoslappujen muodossa. Myös valmennuspäällikkö hoitaa viestintää vieraillessaan esimerkiksi kouluissa ja päiväkodeissa.

Viestintävastaavan, puheenjohtajan sekä johtokunnan on oltava tietoisia joukkueiden käyttämistä viestintäkanavista.

Koko seuraa koskeva virallinen tiedotus on aina seuran tiedottajan/puheenjohtajan laatimaa JA puheenjohtajan tai johtokunnan hyväksymää.

Sisäinen viestintä

Seuran sisäinen viestintä

Hyvä sisäinen viestintä varmistaa, että kaikki seuraamme kuuluvat voivat osallistua seuran toimintaan täysipainoisina jäseninä. Tehokas sisäinen viestintä on omiaan lisäämään jäsentemme sitoutumista, aktiivisuutta ja vaikutusmahdollisuuksia Ylämyllyn Yllätyksessä.

Seuran sisäisen viestinnän tavoitteena on kertoa selkeästi ja avoimesti, mitä seurassa tapahtuu ja mitä asioita valmistellaan. Seuratoimijoille kerrotaan, miten asioihin voi vaikuttaa.

Seuran sisäisestä viestinnästä vastaa pääasiassa puheenjohtaja apunaan viestintävastaava. Viestinnän sisällön linjaukset ovat johtokunnassa hyväksyttyjä asioita.

Seuran sisäisen viestinnän kanavia ovat myClub, sähköposti, nettisivut, sosiaalinen media (esim. Facebook, WhatsApp, pienesti Instagram) ja muu sähköinen media (esim. google-kalenteri). Lisäksi esimerkiksi kentän käyttöön liittyvistä asioista viestitään kentällä olevalla ilmoitustaululla.

Seura kertoo jäsenilleen ajankohtaisista asioista jäsentiedotteiden avulla.  Puheenjohtaja/viestintävastaava lähettää seuratiedotteen kaikille seuran toimihenkilöille myClubin kautta. Jäsentiedote on tavoitteena lähettää vähintään neljästi vuodessa.

Viestinnän onnistuminen edellyttää, että yhteystiedot ja ylipäätään rekisteröitymiset ovat myClubissa ajan tasalla. Joukkueenjohtajat tarkkailevat, että myClubista löytyvät kaikki joukkueen toimihenkilöt. Lopettaneet siivotaan vasta uuden vuoden alussa, jotta edellisen vuoden toimijat saavat kutsun kiitostilaisuuteen.

Seuran asioista voidaan tiedottaa myös jäseniä kokoavissa tilaisuuksissa, esimerkiksi seuraseminaarissa, kauden päätöstilaisuudessa, toimijoiden kiitostilaisuudessa, valmentajien/joukkueenjohtajien kokoontumisissa, yleisissä kokouksissa, juhlissa sekä isoissa pelitapahtumissa. Näissä tilaisuuksissa tiedotuksesta vastaa puheenjohtaja, viestintävastaava, valmennuspäällikkö tai muu johtokunnan valtuuttama henkilö.

Uusien toimijoiden perehdyttämistä varten on oma materiaalinsa. Uusille ja vanhoille toimijoille järjestetään koulutuksia. Myös Palloliitolla on hyvää materiaalia esimerkiksi Futisvanhemman startti ja Kannusta mua -materiaali.

Joukkueiden ja muiden ryhmien sisäinen viestintä

Kaikkien joukkueiden (tarkoitetaan kaikkia erilaisia seurassa toimivia harjoitusryhmiä) yhteneväisiä sisäisen viestinnän välineitä ovat seuran nettisivustolla oleva joukkueen sivu sekä myClub. Nettisivu toimii samalla joukkueen ulkoisen viestinnän kanavana.

MyClubin keskustelut on syytä piilottaa ulkopuolisilta (joukkueen jäsenet mieltävät sen sisäiseksi keskusteluksi, jolloin siellä saatetaan kirjoittaa sisäpiirin asioita).

Joukkueella voi olla lisäksi muita sisäisen viestinnän kanavia, esimerkiksi youtube, WhatsApp. Jos pelaajilla on oma ryhmänsä WhatsAppissa, siinä on oltava jäsenenä kaikki pelaajat sekä joku aikuinen (valmentaja/jojo).

Joukkueen on huolehdittava, että perheet tietävät vähintään joukkueenjohtajan yhteystiedot. Valmentajalla on hyvä olla tiedossa perheiden yhteystiedot, jotta heihin saadaan yhteys, jos esimerkiksi harjoituksissa sattuu jotain. Parhaiten yhteystiedot säilyvät myClubissa, kunhan perheet laittavat ne sisäisesti näkyviin. Joukkueenjohtajan tehtävä on tarkistaa, että näin tapahtuu.

Mikäli kanava on kaikille avoin (on samalla ulkoista viestintää), tulee seuran nimen käyttöönotosta tehdä ilmoitus seuran puheenjohtajalle ja viestintävastaavalle. He kirjaavat erilaiset ulkoiset viestintäkanavat ylös, jotta niitä voidaan seurata. Ulkoisesta viestinnästä vastuu on seuralla.

Jokaisesta joukkueesta valitaan viestinnästä vastaava henkilö päivittämään joukkueen nettisivuja ja muita valittuja kanavia. Seuran viestintävastaava perehdyttää nämä henkilöt nettisivujen päivittämiseen.

Joukkueen nettisivuilta löytyy aina ajan tasalla olevat asiat (poislukien “kielletyt pelaajat”):

- joukkueen valmentajan, joukkueenjohtajan sekä muiden valittujen toimihenkilöiden yhteystiedot

- joukkueen harjoitusajat

- joukkueen pelisäännöt

- kuvia joukkueesta

- ajankohtaisia uutisia joukkueen peleistä ja muusta toiminnasta, myös vanhat jutut saavat jäädä näkyviin

- sivulta voi löytyä myös esimerkiksi pelaajien nimet, videoita, yhteistyökumppanit jne.

- selvityksessä on, saako nettisivuille upotettua myClubin

- joukkueen lopetettua, nettisivun välilehti ensisijaisesti piilotetaan, ei poisteta

Joukkueen hyvä sisäinen viestintä pitää perheet ajan tasalla esimerkiksi kausisuunnitelmasta, tulevista turnauksista ja talkoista, maksuista jne. Joukkueiden yhdessä sovittujen pelisääntöjen viestiminen kaikille perheille on tärkeää.

Seuran johtokunnan sisäisen viestinnän kanavia ovat WhatsApp, sähköposti sekä Teams (tiedostojen tallentaminen). Drive jää Teamsin käytön myötä pois käytöstä vuoden 2020 aikana.

Ulkoinen viestintä

Seuran ja joukkueiden ulkoinen viestintä

Seuran ulkoisen viestinnän tavoitteena on kertoa yhteistyökumppaneille, kunnalle, päättäjille, Palloliitolle sekä muille toiminnasta kiinnostuneille seuran ajankohtaisista asioista mahdollisimman avoimesti. Ulkoisen viestinnän tavoitteena on antaa seurasta positiivinen ja kiinnostava, mutta samalla todenmukainen kuva. Viestinnällä voimme myös kasvattaa suomalaista jalkapallokulttuuria ja vaikuttaa positiivisella tavalla asenteisiin, jotta Jalkapallo jokaiselle -missio toteutuisi. Viestintää tehdään tekstien, kuvien ja videoiden avulla. Kuvien julkaisemisessa noudatamme tekijänoikeuksia ja muita julkaisusääntöjä.

Seuran ulkoista viestintää on kaikki mahdollinen julkinen tapa kertoa seuran toiminnasta. Ulkoista viestintää harjoitetaan tietoisesti esimerkiksi seuran nettisivuilla, seuran Facebook-sivuilla (rennompi muoto suotavaa) sekä medialle ja muille viestijöille (kunta, naapuriseurat, Palloliitto) toimitettujen tiedotteiden tai juttuvinkkien avulla. Lisäksi ulkoista viestintää tehdään omissa ja yhteistyökumppaneiden tapahtumissa sekä esimerkiksi koulu- ja päiväkotivierailuilla.

Ulkoista markkinointiviestintää on sponsorien näkyminen esimerkiksi nettisivun bannereissa, lehtimainoksissa ja vaatteissa sekä niiden kautta valokuvissa.

Me kaikki seuratoimijat sekä pelaajat viestimme omalta osaltamme seurasta ulospäin. Kun puet seuran verkkarin päällesi tai esittäydyt pelaajana ai huoltajana, edustat seuraa. Tuo esiin positiivisia asioita seurasta. Median kanssa toimimisesta lisää myöhemmin.

Seuran ulkoisesta viestinnästä vastuu on seuralla, puheenjohtajalla apunaan viestintävastaava ja johtokunta. Viestinnästä sovitaan myös, jotta se on yhtenäistä. Koko seuraa koskeva tiedotus on aina seuran tiedottajan tai puheenjohtajan laatimaa ja puheenjohtajan tai johtokunnan hyväksymää.

Yleisistä asioista seura (=johtokunta) tiedottaa ensimmäiseksi omia toimijoitaan ja pelaajia perheineen, jonka jälkeen tiedote annetaan heti julkisesti jakoon. Esimerkiksi johtokunnan jäsenet/valmennuspäällikkö eivät vuoda uutista julkisuuteen ennen yhdessä sovittua aikataulua. Kommentit tiedotettavassa asiassa antaa vain puheenjohtaja ja/tai muu sovittu henkilö.

Kun joukkueen oma sisäinen viestintäkanava on julkinen (=ulkoista viestintää), tulee seuran nimen ja logon käyttöönotosta tehdä ilmoitus seuran puheenjohtajalle ja viestintävastaavalle. He kirjaavat erilaiset ulkoiset viestintäkanavat ylös, jotta niitä voidaan seurata. Erityisesti seuran logon painattamisesta kangastuotteisin on käytävä keskustelu seuran puheenjohtajan kanssa.

Rohkaisemme hyviin uusiin ideoihin ulkoisessa viestinnässä.

Jotta seuran monipuolinen toiminta olisi näkyvää, pitää jokaisen joukkueen tehdä myös ulkoista viestintää omasta arkisesta toiminnastaan. Joukkueen viestinnästä vastaava sopii seuran viestintävastaavan kanssa, päivittääkö tämä itse esimerkiksi joukkueen arjesta, talkoista ja pelimenestyksestä kertovia uutisia seuran etusivun uutisiin ja Facebookiin VAI toimittaako joukkueen viestintävastaava seuran viestintävastaavalle tietoja päivitettäväksi.

Kanavia, jotka seura tai joukkue on valinnut käytettäväkseen ulkoisessa viestinnässä, tulee päivittää säännöllisesti. Luotettavuus kärsii, jos tieto ei ole ajankohtaista.

Seuran ulkoista viestintää ovat lisäksi:

- Ilmoitukset lehdissä

- Erilaiset flyerit, esimerkiksi kouluvierailuilla jaettavat ja kauppojen ilmoitustauluille laitettavat

- Mahdollinen seurajulkaisu

- Erilaisiin työryhmiin, tilaisuuksiin ja yhteistyökumppaneiden kokouksiin osallistuminen. Osallistuja ja samalla seuran “äänenkäyttäjä” valitaan näihin tilaisuuksiin erikseen, jos lähtijä ei ole puheenjohtaja.

Mediaviestintä

Medialla tarkoitetaan sanomalehtiä, radiota ja televisiota. Media haluaa paljon juttuvinkkejä, joista se voi valita itse aiheensa monipuolisesti. Mediaa kiinnostavat erityisesti uudet asiat, uudistukset eli varsinaiset uutiset, media haluaa tietää ne “etukäteen”. Tapahtumasta voi tarjota juttua medialle lisäksi jälkikäteen. Joukkueiden uutisten kirjoittamisessa auttaa seuran viestintävastaava.

Seuran on oltava aktiivinen yhteistyössään ja tiedottamisessaan median suuntaan, jolloin mediaan voi saada myös ennakkojutun asiasta. Aina juttuvinkistä ei poi'i oikeaa uutisjuttua, mutta jatkamme silti tiedottamista. Joskus lehti kirjoittaa jotain ei-mairittelevaa - emme kuitenkaan provosoidu. Taistelun mediaa vastaan voi vain hävitä. Oikaisua vääriin tietoihin voi harkinnan mukaan pyytää.

Kommentteja seuran linjauksista voi antaa vain puheenjohtaja tai johtokunnan valtuuttama henkilö. Jokaisella henkilöllä on oikeus mielipiteisiin, mutta seuran puolesta ei kuka tahansa voi antaa kommentteja. Valmentaja tai pelaaja voi kommentoida toimittajalle pelin kulkua, mutta esimerkiksi kehnosti menneen pelin jälkeen on myös lupa todeta "en kommentoi" (ja usein myös järkevämpää).

Medialle voidaan lähettää tiedote tai järjestää tiedotustilaisuus.

Tiedotettavasta asiasta lähetetään viesti seuraväelle viimeistään samaan aikaan median kanssa.

Tiedote on ytimekäs, kertoo oleellisen ja herättää mielenkiintoa kysyä lisää. Hyvässä tiedotteessa on avainhenkilön kommentteja asiasta. Joku toimittaja julkaisee mielellään valmiin tekstin suoraan lehdessä, toinen taas haluaa kirjoittaa oman näköisensä jutun tiedotteen pohjalta. Yhteystiedot kirjataan tiedotteen loppuun ja liitteeksi mieluusti julkaisukelpoinen kuva. Sama tiedote kannattaa hyödyntää seuran verkkosivuilla.

Tiedote lähetetään mahdollisimman kattavasti eri medioille, toimittajille suoraan sekä yleiseen osoitteeseen (piilokopiona). Tiedotteen julkaisuvapaa-aika ei välttämättä toimi, mutta juttujen "vuotamisesta" voi yleensä sopia. Hyvät suhteet toimittajiin ovat erittäin tärkeitä.

Ulkoista viestinnän mainokset ja tiedotteet valmistetaan seuran omiin väreihin ja yhdenmukaisille pohjille. Käytössä on Yllätyksen siniset värisävyt ja piirroshahmot.

Kriisiviestintä

Aina kaikki ei mene seurassa toivotulla tavalla. Tällöin tapahtumien tiedottamista kutsutaan kriisiviestinnäksi. Ihmisiä kiinnostaa luontaisesti negatiiviset asiat, joten pienestä asiasta voi kasvaa helposti iso juttu, jos kriisiviestintää ei hoideta hyvin.

Kriisiviestinnässä on erityisen tärkeää, että tiedottaminen on yhden henkilön näpeissä. Tällöin voidaan varmistua totuudenmukaisuudesta ja ajan tasalla olevista tiedoista.  Lisäksi ongelmat eivät rasita turhaan useaa henkilöä.

Kriisiviestinnästä ja asian selvittelystä vastaa puheenjohtaja. Jos hän on estynyt tai esteellinen, kriisiviestinnästä vastaa varapuheenjohtaja tai viestintävastaava. Asia sovitaan pikaisesti johtokunnan kesken. Joukkueissa tapahtuvista kriisitilanteista on viipymättä kerrottava puheenjohtajalle.

Kriisiviestinnässä on tärkeää toimia ennakoivasti ja nopeasti. Jos media on seuran omaa tiedottamista vikkelämpi, asia yleensä paisuu väärään suuntaan.

Kriisiviestinnässä on tärkeää puhua totta, ei spekuloida. Tärkeää on hoitaa tilanne loppuun asti ja pyrkiä kääntämään asia mahdollisuuksien mukaan positiiviseksi ja ratkaisukeskeiseksi. Mikäli lapset ovat osallisia kriisitilanteessa, tulee heidät huomioida viestinnässä ja tilanteen läpikäymisessä tilanteen vaatimalla tavalla.

Seurassa pyritään ennaltaehkäisemään kriisitilanteita.

Arkistointi

Seuran historian tallentamisen kannalta on tärkeää, että materiaaleja tallennetaan tulevilla sukupolville. Seuran kausijulkaisut ja painotuotteet säilytetään seuran arkistoissa. Lisäksi pyrimme tallettamaan puheita, juhlien ja tilaisuuksien valokuvia sekä erityisiä pelituloksia arkistoihin. Myös sähköiset julkaisut (Facebook-seinän päivitykset ja nettisivut) olisi hyvä saada talteen esimerkiksi kuvakaappauksina.

Pyrimme kehittämään tähän arkistointiin toimivan tavan.

Sosiaalisen median käytön ohjeet ja kuvaussäännöt

MyClubissa jokaiselta rekisteröityjältä kysytään valokuvaus- ja videointilupaa. Kun julkaisemme yksittäisestä pelaajasta tunnistettavia lähikuvia erityisesti nimen kera, on lapsen vanhemmilta oltava siihen lupa (myClub tai muuten kysytty). Erityistä tarkkuutta kuvien julkaisussa vaaditaan, jos joukkueen taustahenkilöt tietävät, että pelaajalla on ns. turvakielto.

Suurten pelaajamäärien ja esimerkiksi yleisötapahtumista otettujen kuvien julkaisemiseen ei tarvita jokaiselta kuvassa olevalta lupaa.

Perheitä on hyvä muistuttaa, että kenen tahansa “pelikuva” voi päätyä verkkoon. Julkisella paikalla jokaisella paikalla olevalla yksittäisellä henkilöllä on oikeus kuvata, jos kuvaan ei päädy mitään loukkaavaa. Virallisissa Palloliiton alaisissa peleissä pelaajat ovat julkisesti pelinumeron perusteella tunnistettavia.

Markkinoinnissa ei saa koskaan käyttää henkilön kuvaa ilman hänen tai hänen huoltajansa lupaa.

Tätä viestintäsuunnitelmaa on päivitetty viimeksi kesäkuussa 2020.

Lisätietoja viestintävastaava Jutta Kurki, jutta.kurki@gmail.com